Nawet sobie nie wyobrażasz ile czasu ucieka na tak zwane pierdółki. Tu pięć minut, tam kwadransik, tu minutka — a gdy przyjdzie chwila refleksji biegamy z obłędem w oczach i siedzimy do późna. Pożeracze czasu zeżarły Ci pół dnia. Jak więc się im nie dać?
Najpierw musisz je rozpoznać. Potrzebujesz do tego plik małych karteczek samoprzylepnych oraz kartkę papieru. Usiądź sobie wygodnie i przypomnij sobie wczorajszy dzień. Cały, od wstania z łóżka do położenia się spać. I zanotuj na karteczkach wszystkie rzeczy, które wczoraj robiłeś lub robiłaś. Każdą czynność na osobnej karteczce.
Gdy skończysz, weź dużą kartkę papieru, co najmniej A3, i narysuj na niej taki schemat:
A teraz przyklej każdą karteczkę w odpowiednim sektorze szablonu:
Sektor A — rzeczy ważne i pilne. Ważne, czyli ich nie wykonanie lub złe wykonanie groziłoby poważnymi konsekwencjami lub spowodowało dużo dodatkowej pracy. Pilne, czyli trzeba je było zrobić jak najszybciej, bo spóźnienie miałoby równie nieprzyjemne konsekwencje. Osoby dobrze panujące nad swym czasem dbają o to, by mieć jak najmniej spraw ważnych i pilnych do załatwienia.
Sektor B — rzeczy ważne, ale mało pilne. Trzeba je zaplanować i zrobić w dogodnym czasie, aby nie trafiły do sektora A.
Sektor C — rzeczy mało ważne, ale pilne. Te rzeczy najlepiej delegować na innych (zależnie od sytuacji: podwładni, dzieci, współmałżonek).
Sektor D — rzeczy mało ważne i mało pilne. Mogły spokojnie poczekać, a gdyby się ich nie zrobiło — nic by się nie stało.
A teraz policz karteczki w każdym sektorze. W którym było ich najwięcej?
Jeśli w sektorze D — to jesteś ofiarą pożeraczy czasu. Czynności mało ważne i mało pilne najlepiej jest zignorować i nic z nimi nie robić. Szkoda na nie czasu i energii. Większość dnia powinno się spożytkować na rzeczy ważne z górnej części schematu.
Wiele poradników i kursów zaleca używanie tej metody (zwanej Macierzą Eisenhowera — od nazwiska prezydenta USA, który ją stosował) na co dzień, do planowania rzeczy do wykonania. Ja osobiście odradzam takie zastosowanie tej metody. Klasyfikowanie każdej rzeczy do zrobienia według kryteriów ważne / pilne jest trudno wykonalne i nieefektywne. W kolejnych wpisach na blogu opiszę lepsze metody określania priorytetów działania. Natomiast radzę powtarzać ćwiczenie opisane w dzisiejszym poście okresowo, na początku 1–2 razy w miesiącu, później raz na kwartał, by sprawdzić czy panujesz nad pożeraczami czasu z sektora D.
Pamiętaj: rzeczy które nie są ani ważne ani pilne, nie są warte Twojego czasu ani wysiłku!
Dodaj komentarz